はい、みなさんお久しぶりです電電です。
最後にブログ書いてから結構経ってしまいましたね。
社会人に無事なりまして、研修も終わりお仕事をやっております。 研修のこととかは内容に関してはコンプラとか色々あるのでここでは書かない(書けない)んですが、 まあなんかそのうち他のところで出るかもしれません(たぶん)。
さて、今回これを書こうと思った理由としては、自分が会議の進行役をすることがちょくちょく出てきているというのが大きいです。 何回か進行役していると、その中でうまく行った会議とうまくいかなかった会議があったりします。
で、何回かやっているうちにこれをやっておくといいなあ...みたいなのが朧げながら見えてきたので書き残しておきます。*1
ということで早速あげていきましょう。
1. 会議の良し悪しは準備でほぼ決まる
会議についての話なのになんで準備って思った方もいるとは思いますが、ここで言いたいのは会議の内容を決める一番大きな分岐点は会議前の準備にあるということです。
会議において重要なことに
- 会議の目的、議題が参加者の中で共有できている
- それぞれの議題が確認、相談、決議、報告のうちどれに当たるのかを明確にする
の2つがあります。これらは準備期間で対応することができます。
会議の目的、議題が参加者の中で共有できている
まず、会議を行う前にその会議の目的や議題が何かであることは明らかにしたいです。 明らかにした上でそれについて確認や連絡を参加者に対して行いましょう。
たとえばプロダクトAの製造についてのMTGがあった時に、そのMTGはプロダクトについての製造方法の進め方に関するMTGなのか、製造方法の確認に関するMTGなのか、はたまた製造方法の評価方法について議論したいのかで会議の内容や方向性は大きく違ってきます。 事前に何についてのMTGをするのかを参加者に伝えておくことで勘違いを減らしつつ、資料の用意などを実施するとスムーズです。
それぞれの議題が確認、相談、決議、報告のうちどれに当たるのかを明確にする
これは議題についてそれぞれどれがポイントとなっているのか列挙されているということを指しています。 開催するMTGにおいて準備なしに話したい内容が0の状態で進めるのと、議題が列挙されている状態では進め方が大きく異なります。
これがないと会議がグダグダになってしまいます。そしてグダグダな会議は何も生みません。むしろマイナスになり得ます。
議題と、やりたいことが列挙されていることによって
- MTGがスムーズに始められる
- 議論が迷子になりにくい
- 議論が詳細すぎる部分から始まらない
- 時間の意識ができる(時間が足らなくなっても、これとこれについては引き続き来週相談させていただきたいですと言える)
といった利点があり、列挙が適切に行われていると会議はスムーズに進みやすく、また同じ内容を繰り返すといったことが起きにくいです。
まあここまで言ってもじゃあ実際どうするのかみたいな部分があるので、例を以下に置いておきます。
例) これはプロダクトAの指標についてのモニタリングを行いたいときに実施したいMTGの時のメールの文面例です。(メールじゃなくてもいいです)
(事前の共有内容) 次回のMTGではモニタリングを作成することを目的として、 以下の事柄について相談、確認させていただきたいと思っております。よろしくお願いします。
- モニタリングを行う目的についての共有
- モニタリング指標について何をみたいのかの確認
- 指標のうち売上についての定義について相談
この文面は会議において何が議題であるか(モニタリング作成)、目的の共有、確認について相談をし、会議の具体的な議論ポイントが列挙されています。 少しのことですが、このようなものをあらかじめ作成して、参加者に共有しておくことで会議がかなりスムーズに進みます。
2. 会議中のあれこれ
会議中は上記で定めたことについて議論を進めていきましょう。がここでもいくつかポイントがあります。
メモをとりましょう
紙でも、slackでも、メモ帳でもいいのでどのようなことが決まったのかをメモっておきましょう。 司会をやりながらメモることが難しい場合は事前にどなたかに議事録をお願いして、共有してもらえるようにしておくと楽になります。 このメモは会議後にまた出てきます。
次の行動を決める
会議の中で決めるべきことは、議題内容の他に次の行動があります。 ここらを意識しないと会議を終えました。じゃあ次どうしようか？することは決まったけど誰が担当するんだっけ？ となってしまい次の会議まで何をしていいかわからないと言ったことが起きがちです。 そのため"誰が"、”何を”、”いつまでに”するかということを決めておきましょう。
3. 会議後について
議事録をまとめましょう。議事録を取る時に先程撮っておいたメモを使い整理して参加者と確認のためにも共有しておきましょう。
共有する事柄としては、 会議日程、参加者、議題、決定事項、Next Actionあたりがあるといいでしょう。 以下に例を示します。
例)
会議日程 : 2021/09/06 参加者 : 電電、A、B 議題(議題内容、メモ、誰がどのような意見をしたか)
決定事項 1: モニタリングの目的はよりフォロワーを獲得するために何が施策として効いたのかを評価するため 2: モニタリングの指標は現状の確認が主な指標(follower数、ファボ数、ファボ率) 3: モニタリングの定義Bは分子を1日のファボ数 / フォロワー数を分母としその推移を日毎に見る。
next action 電電が次回のMTGまでに施策として行うために必要なラフ絵を調達する
これらをまとめて、会議後に共有しておくと後で振り返る時や、似たような案件を進める時に参考になります。
ということで、ざっとですが、自分がスムーズにMTGを進める上で気にするところを書いてみました。 なんというかお仕事始めると触ってる技術とか内容をかけない(コンプラとかあるので)のでこういうソフトスキル的な部分がメインになってくると思いますが、今後ともよろしくお願いします。
ほなまた〜〜
電電
(2022/10/23追記) こちらテンプレ議事録を作成、公開しました。
*1:これは社会人一年目のやつが言ってるだけなので間違っている可能性はあります。
